Sztuczna inteligencja w rekrutacji i zarządzaniu kadrami – czy pracodawca wie, jakie decyzje podejmuje jego system?

Sztuczna inteligencja jest coraz częściej wykorzystywana przy rekrutacji oraz w bieżącym zarządzaniu personelem, choć zasady jej bezpiecznego stosowania nadal nie nadążają za praktyką. Systemy rekrutacyjne porządkują aplikacje, oceniają dopasowanie kandydatów i wskazują osoby rekomendowane do kolejnych etapów naboru. Inne narzędzia analizują wyniki pracy, przewidują ryzyko odejścia, wspierają układanie harmonogramów, przydzielanie zadań albo wybór pracowników branych pod uwagę przy awansach. Pracodawca nie zawsze ma przy tym świadomość, że korzysta z rozwiązania opartego na sztucznej inteligencji. Nierzadko traktuje je jedynie jako dodatkową funkcję systemu rekrutacyjnego, programu kadrowego lub usługi oferowanej przez zewnętrznego dostawcę. Z prawnego punktu widzenia nie ma jednak znaczenia nazwa narzędzia, lecz sposób jego działania: zakres analizowanych danych, zasady formułowania ocen lub rekomendacji oraz rzeczywisty wpływ tych wyników na sytuację kandydata albo pracownika.

Narzędzia AI w zatrudnieniu jako systemy wysokiego ryzyka

AI Act (unijne rozporządzenie ustanawiające jednolite zasady tworzenia, wdrażania i wykorzystywania systemów sztucznej inteligencji) zalicza do systemów wysokiego ryzyka m.in. rozwiązania wykorzystywane do rekrutacji i selekcji kandydatów, w tym do filtrowania zgłoszeń oraz oceny kandydatur. Do tej kategorii należą również systemy wspierające decyzje dotyczące warunków zatrudnienia, awansu lub zakończenia współpracy, przydzielające zadania na podstawie zachowania albo cech pracowników, a także monitorujące i oceniające ich pracę. Nie każde narzędzie używane przez dział kadr będzie jednak automatycznie systemem wysokiego ryzyka. Decydujące znaczenie mają jego funkcja oraz rzeczywisty wpływ na decyzję dotyczącą konkretnej osoby.

Pierwotnie szczegółowe wymagania dotyczące systemów AI wysokiego ryzyka wykorzystywanych m.in. w zatrudnieniu miały znaleźć zastosowanie od 2 sierpnia 2026 r. Termin ten został jednak przesunięty w ramach zmian do AI Act przyjętych jako Digital Omnibus on AI. Zgodnie z nowelizacją obowiązki dotyczące samodzielnych systemów wysokiego ryzyka wymienionych w załączniku III do AI Act, w tym określonych narzędzi stosowanych przy rekrutacji i zarządzaniu pracownikami, mają być stosowane od 2 grudnia 2027 r. Przesunięcie terminu nie oznacza jednak, że do tego czasu pracodawcy mogą korzystać z takich rozwiązań bez ograniczeń. Już obecnie zastosowanie znajdują przepisy RODO, Kodeksu pracy oraz regulacje dotyczące równego traktowania. Obowiązują również zakazy odnoszące się do zastosowań uznanych za szczególnie niebezpieczne.

Jak prawidłowo zidentyfikować wykorzystanie sztucznej inteligencji w organizacji?

Punktem wyjścia powinno być ustalenie, gdzie i w jaki sposób narzędzia oparte na sztucznej inteligencji są wykorzystywane przy rekrutacji oraz w zarządzaniu pracownikami. Sama lista używanych programów nie wystarczy. Znaczenie ma przede wszystkim to, czy dane rozwiązanie ocenia kandydatów, tworzy rankingi, analizuje wyniki pracy, przewiduje rotację, wspiera przydzielanie zadań albo przygotowuje rekomendacje wykorzystywane przy podejmowaniu decyzji kadrowych. Audyt powinien objąć zarówno narzędzia wdrożone oficjalnie przez pracodawcę, jak i funkcje dostępne w systemach rekrutacyjnych i kadrowych, z których organizacja może korzystać bez odrębnej decyzji wdrożeniowej. Trzeba również sprawdzić, czy pracownicy działów HR i kadra menedżerska nie korzystają samodzielnie z ogólnodostępnych narzędzi AI. Szczególne ryzyko powstaje wtedy, gdy bez wiedzy pracodawcy trafiają do nich CV, oceny okresowe, informacje o absencjach, wynagrodzeniach lub inne dane dotyczące pracowników. Każdy przypadek wykorzystania AI powinien zostać oceniony oddzielnie. Należy ustalić, jakie dane są przekazywane do systemu, w jakim celu są analizowane, w jaki sposób powstaje wynik oraz jakie znaczenie ma on dla ostatecznej decyzji. Samo zatwierdzenie rekomendacji przez rekrutera lub przełożonego nie oznacza jeszcze rzeczywistego nadzoru człowieka. Jeżeli osoba podejmująca decyzję nie rozumie sposobu działania narzędzia, nie zna jego ograniczeń i w praktyce zawsze przyjmuje jego wskazania, kontrola pozostaje wyłącznie formalna.

Wnioski dla pracodawców

Bezpieczne korzystanie ze sztucznej inteligencji nie wymaga rezygnacji z nowych technologii. Wymaga natomiast ustalenia, gdzie są wykorzystywane, jakie dane analizują oraz jaki wpływ mają na decyzje dotyczące kandydatów i pracowników. Pierwszym krokiem powinna być analiza stosowanych narzędzi i funkcji opartych na sztucznej inteligencji. Następnie należy ocenić ich przeznaczenie, podstawy prawne przetwarzania danych oraz poziom ryzyka. W zależności od sposobu wykorzystania systemu konieczne może być przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych, zmiana zasad wewnętrznych, uzupełnienie dokumentacji lub ponowne przeanalizowanie umowy z dostawcą. Pracodawca powinien również jasno określić, kto może korzystać z danego narzędzia, jakie informacje mogą być do niego wprowadzane oraz w jaki sposób należy weryfikować otrzymywane wyniki. Osoby uczestniczące w rekrutacji i podejmowaniu decyzji kadrowych muszą znać ograniczenia stosowanych rozwiązań i rozumieć, że rekomendacja systemu nie zastępuje samodzielnej oceny. Największe ryzyko nie wynika bowiem z samego wykorzystania sztucznej inteligencji, lecz z braku kontroli nad jej zastosowaniem. Pracodawca powinien być w stanie wyjaśnić, na jakich danych oparto decyzję, kto ją podjął i dlaczego wynik wygenerowany przez system został zaakceptowany albo odrzucony.

Obszary wsparcia Axelo

Przewagę zyskają nie ci pracodawcy, którzy najszybciej wdrożą sztuczną inteligencję lecz ci, którzy nauczą się korzystać z niej świadomie i odpowiedzialnie. AI nie wyeliminuje roli człowieka w podejmowaniu decyzji dotyczących zatrudnienia, może jednak istotnie zwiększyć skuteczność osób, które potrafią właściwie wykorzystać jej możliwości. Warunkiem jest jasne określenie zasad, odpowiedzialności oraz granic stosowania tej technologii. Bez odpowiednich procedur, nadzoru i kontroli potencjalna przewaga może szybko stać się źródłem ryzyka, którego organizacja nie będzie potrafiła ani ograniczyć, ani później wyjaśnić. Dlatego wdrożenie narzędzi AI powinno łączyć rozwiązania technologiczne z odpowiednim przygotowaniem prawnym i organizacyjnym. Eksperci Kancelarii AXELO Prawo i Podatki wspierają pracodawców na każdym etapie tego procesu, w szczególności poprzez:

• audyty narzędzi AI wykorzystywanych w rekrutacji i zarządzaniu personelem;
• klasyfikację systemów oraz przeprowadzanie ocen ryzyka;
• przygotowanie wewnętrznych zasad i polityk korzystania ze sztucznej inteligencji;
• weryfikację i negocjowanie umów z dostawcami technologii;
• projektowanie zasad nadzoru, dokumentowania decyzji oraz reagowania na stwierdzone nieprawidłowości;
• szkolenia dla pracowników i kadry zarządzającej korzystających z narzędzi AI w codziennej pracy.