Zmiany w pracowniczym stażu pracy od 1 maja 2026 r.

Z początkiem 2026 r. doszło do ważnych zmian zasad ustalania stażu pracy zatrudnianych pracowników, które polegają na tym, że osoby zatrudnione mogą doliczyć do stażu pracy okresy inne niż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę.

Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1423) nowe przepisy mają zastosowanie:

• od 1 stycznia 2026 r. – do pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych,
• od 1 maja 2026 r. – do pozostałych pracodawców.

Dlatego też z początkiem maja br. pracodawcy z sektora prywatnego również są zobowiązani do uwzględniania w stażu pracy zatrudnianych pracowników nie tylko okresów zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, ale również innych form aktywności zawodowej, pod warunkiem, że były objęte ubezpieczeniem społecznym.

Na czym polega zmiana?

Do stażu pracy pracowników należy zaliczać m.in.:

• okresy pracy na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowa zlecenia, umowa agencyjna, umowa o świadczenie usług),
• prowadzenie działalności gospodarczej lub współpracę przy jej prowadzeniu,
• zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
• pracy zarobkowej (innej niż zatrudnienie) wykonywanej za granicą.

Obowiązki i skutki dla pracodawcy

Wniosek o wydanie zaświadczenia pracownik może złożyć wyłącznie w postaci elektronicznej za pomocą konta w systemie teleinformatycznym Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Pracownik przekazuje uzyskane zaświadczenie pracodawcy po uzyskaniu dokumentu poprzez platformę eZUS.

Po otrzymaniu zaświadczenia z ZUS pracodawca powinien:

• przeliczyć staż pracy pracownika,
• zaktualizować uprawnienia pracownicze wynikające ze stażu pracy.

Zmiana może wpłynąć na:

• zwiększenie wymiaru urlopu wypoczynkowego pracowników,
• zmianę długości okresów wypowiedzenia,
• konieczność wypłaty wyższych świadczeń (np. dodatków stażowych, nagród jubileuszowych).
• wyższą odprawę w przypadku rozwiązania umowy o pracę.

Rekomenduje się bieżące monitorowanie składanych przez pracowników zaświadczeń z ZUS oraz aktualizację dokumentacji kadrowej.

Wsparcie AXELO

W związku ze zmianami oferujemy pracodawcom wsparcie prawne w następującym zakresie.

1. Audyt kadrowo-prawny

• analiza aktualnych procedur ustalania stażu pracy,
• identyfikacja ryzyk związanych z nieprawidłowym naliczaniem uprawnień pracowniczych,
• weryfikacja zgodności dokumentacji z nowymi przepisami.

2. Wdrożenie nowych regulacji

• opracowanie i aktualizacja regulaminów pracy i wynagradzania,
• przygotowanie procedur uwzględniania okresów z umów cywilnoprawnych i działalności gospodarczej,
• wsparcie działów HR w implementacji zmian.

3. Obsługa wniosków i dokumentacji ZUS

• doradztwo w zakresie praktycznego stosowania zaświadczeń ZUS,
• wsparcie przy weryfikacji dokumentów przekazywanych przez pracowników,
• przygotowanie wzorów komunikacji i procedur wewnętrznych.

4. Przeliczanie uprawnień pracowniczych

• ustalanie nowego stażu pracy,
• aktualizacja wymiaru urlopu, okresów wypowiedzenia i świadczeń,
• doradztwo w zakresie dodatków stażowych i nagród jubileuszowych.

5. Szkolenia dla pracodawców i HR

• szkolenia z nowych przepisów Kodeksu pracy,
• warsztaty praktyczne dla działów kadr i płac,

Zachęcamy do kontaktu. Nasi specjaliści w tym zakresie są do Państwa dyspozycji, aby pomóc w weryfikacji dokumentów oraz zapewnić, że cały proces przebiegnie sprawnie i bezproblemowo.

Masz pytania? Skontaktuj się bezpośrednio z ekspertami AXELO