Ważne zmiany w zasadach wypłaty ekwiwalentu za urlop i dokumentacji pracowniczej

Z początkiem 2026 r. weszły w życie ważne zmiany mające na celu uproszczenie i uporządkowanie niektórych regulacji Kodeksu pracy dotyczących m.in.: wykorzystania postaci elektronicznej przy wybranych czynnościach z zakresu prawa pracy terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oraz zmiany zasad reprezentacji pracowników przy uzgodnieniach dotyczących ZFŚS.

Na czym polega zmiana?

Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. 2026 r. poz. 25):

1. Rozszerzono możliwość stosowania postaci elektronicznej w wybranych czynnościach z zakresu prawa pracy, pozostawiając pracodawcy i pracownikowi wybór między formą papierową a elektroniczną dla enumeratywnie wskazanych czynności, m.in. w zakresie:

• informacji o monitoringu,
• sporządzenia rozkładu czasu pracy,
• wniosku o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych
• konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową.

2. Doprecyzowano zasady wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop – co do zasady ma on być wypłacany w terminie wypłaty wynagrodzenia, a jeżeli termin ten przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, wypłata ekwiwalentu pieniężnego nastąpi w terminie 10 dni od tego dnia, z uwzględnieniem przesunięcia terminu na dzień roboczy poprzedzający dzień wolny.

3. Zmieniono zasady reprezentacji pracowników w sprawach dotyczących ZFŚS, wprowadzając obowiązek uzgadniania regulaminu ZFŚS z co najmniej dwoma pracownikami wybranymi przez załogę, zamiast – jak dotychczas – z jednym przedstawicielem pracowników.

Skutki dla pracodawcy:

• Konieczność dostosowania procedur HR i dokumentacji pracowniczej do możliwości stosowania formy elektronicznej przy wybranych czynnościach z zakresu prawa pracy.
• Obowiązek dostosowania praktyki payrollowej do nowych zasad i terminów wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.
• Konieczność zmiany zasad współpracy z przedstawicielami pracowników w sprawach ZFŚS, w tym uzgadniania regulaminów z co najmniej dwoma przedstawicielami wybranymi przez załogę.

Wsparcie AXELO

W związku ze zmianami oferujemy pracodawcom wsparcie prawne w następującym zakresie.

• Przygotowanie lub aktualizacja regulaminów pracy, procedur HR oraz wzorów dokumentów dotyczących komunikacji elektronicznej z pracownikami i organizacjami związkowymi.
• Opracowanie wzorów dokumentów i procesów dotyczących elektronicznego składania wniosków pracowniczych (np. o czas wolny za nadgodziny, urlop bezpłatny).
• Wsparcie przy wdrożeniu procedur dotyczących terminowego rozliczania i wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop zgodnie ze zmienionymi przepisami.
• Analiza i aktualizacja regulaminów zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz procedur wyboru przedstawicieli pracowników.
• Doradztwo i wsparcie w organizacji wyborów przedstawicieli pracowników do spraw ZFŚS, w tym przygotowanie dokumentacji i procedur wyborczych.

Zachęcamy do kontaktu. Nasi specjaliści w tym zakresie są do Państwa dyspozycji, aby pomóc w weryfikacji dokumentów oraz zapewnić, że cały proces przebiegnie sprawnie i bezproblemowo.

Masz pytania? Skontaktuj się bezpośrednio z ekspertami AXELO