Elektroniczne orzeczenia medycyny pracy – zmiany od 17 kwietnia 2026 r.

Od 17 kwietnia 2026 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące badań profilaktycznych pracowników, wynikające z przepisów rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. 2026 poz. 456).

Wprowadzają one możliwość wydawania orzeczeń medycyny pracy w formie elektronicznej, co stanowi pierwszy etap cyfryzacji tego obszaru.

Najważniejsze zmiany

• Orzeczenia lekarskie mogą być wystawiane i przechowywane w formie elektronicznej.
• Orzeczenia są sporządzane w systemie teleinformatycznym, zapisywane w Systemie Informacji Medycznej (SIM) i automatycznie udostępniane pracownikowi w Internetowym Koncie Pacjenta (IKP).
• W przypadku orzeczeń elektronicznych nie stosuje się pieczęci lekarskich – dokument jest uwierzytelniany w systemie teleinformatycznym.
• Nadal dopuszczalna jest forma papierowa wydawanych orzeczeń lekarskich – np. w przypadku awarii systemu lub na żądanie osoby badanej.
• Rozporządzenie zawiera także nowe wzory orzeczeń lekarskich, określone w załącznikach do wydanego rozporządzenia dla badań: wstępnych, okresowych, kontrolnych.

Co to oznacza dla pracodawców?

• Pracodawca może otrzymać orzeczenie zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej.
• Dokument będzie zawierał wyłącznie informacje niezbędne z punktu widzenia zatrudnienia (np. zdolność do pracy, ewentualne ograniczenia), bez szczegółowych danych medycznych.
• Cyfrowy obieg dokumentów ograniczy ryzyko zagubienia orzeczeń i usprawni proces zatrudniania.

Skierowania na badania – bez zmian

Na obecnym etapie reformy skierowania na badania profilaktyczne nadal wystawiane będą przez pracodawców w formie papierowej. Włączenie pracodawców do pełnego systemu elektronicznego obiegu dokumentów planowane jest w kolejnych etapach.

Zakres informacji przekazywanych pracodawcy również nie uległ zmianie merytorycznej. Pracodawca otrzymuje wyłącznie informację o:

• zdolności do pracy,
• braku zdolności do pracy,
• ewentualnych przeciwwskazaniach do pracy na określonym stanowisku.

Pracodawca nie uzyskuje dostępu do danych medycznych ani do zaleceń zdrowotnych wydanych pracownikowi.

Zalecenia prozdrowotne dla pracownika

Nowym rozwiązaniem dla pracowników jest możliwość wydawania przez lekarza medycyny pracy indywidualnych zaleceń prozdrowotnych. Lekarz – jeżeli uzna to za zasadne – może przekazać pracownikowi zalecenia, które mogą obejmować również pozazawodowe czynniki zdrowotne. Zalecenia te są przekazywane wyłącznie pracownikowi, np. za pośrednictwem IKP i nie są udostępniane pracodawcy.

Wsparcie AXELO

W związku ze zmianami przepisów w zakresie dokumentacji pracowniczej oferujemy pracodawcom wsparcie prawne w następującym zakresie:

1. Analiza zgodności dokumentacji pracowniczej z przepisami prawa pracy oraz przepisami dotyczącymi profilaktycznej opieki zdrowotnej pracowników, w tym:

• weryfikacja prawidłowości prowadzenia dokumentacji dotyczącej badań wstępnych, okresowych i kontrolnych,
• analiza orzeczeń lekarskich dotyczących zdolności do pracy, braku zdolności do pracy oraz przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku,
• ocena zgodności dokumentacji z wymogami Państwowej Inspekcji Pracy, ZUS oraz przepisami o ochronie danych osobowych (RODO).

2. Przygotowywanie i opiniowanie dokumentacji związanej z medycyną pracy, w tym:

• sporządzanie i weryfikacja skierowań na badania profilaktyczne pracowników,
• opracowywanie procedur dotyczących dopuszczania pracowników do pracy zgodnie z orzeczeniami lekarskimi,
• przygotowywanie wzorów dokumentów i procedur związanych z obiegiem dokumentacji medycyny pracy.

3. Doradztwo prawne w zakresie zdolności pracowników do wykonywania pracy, w tym:

• ocena ryzyk prawnych związanych z dopuszczeniem pracownika do pracy mimo przeciwwskazań zdrowotnych,
• wsparcie w przypadkach czasowej lub trwałej niezdolności pracownika do pracy,
• doradztwo dotyczące zmiany stanowiska pracy, ograniczeń zdrowotnych lub rozwiązania stosunku pracy z przyczyn zdrowotnych.

Zachęcamy do kontaktu. Nasi specjaliści w tym zakresie są do Państwa dyspozycji, aby pomóc w weryfikacji dokumentów oraz zapewnić, że cały proces przebiegnie sprawnie i bezproblemowo.

Masz pytania? Skontaktuj się bezpośrednio z ekspertami AXELO