Rozliczenie dotychczasowych wydatków na KSeF

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), które wymaga od podatników modernizacji procesów wystawiania i udostępniania faktur, zostało przesunięte na 2026 rok.

Z jednej strony ta decyzja przyniosła ulgę wielu podatnikom, którzy już zainwestowali środki w przygotowania do tej zmiany. Z drugiej jednak - Minister Finansów w komunikatach prasowych wskazał na konieczność całkowitego przemyślenia i reorganizacji planowanego systemu KSeF, co może spowodować konieczność porzucenia dotychczasowych działań przygotowawczych do wdrożenia bez ich realnego ukończenia.

Co więcej aktualne przepisy podatkowe pozostawiają liczne wątpliwości co do możliwości zaliczenia takich wydatków (niedokończonych inwestycji), jako kosztów uzyskania przychodów. Podatnicy stoją więc przed pytaniem czy i jak mogą uwzględnić poniesione wydatki jako koszty podatkowe, a także zastanawiają się nad ryzykiem ewentualnej korekty wcześniej odliczonego podatku VAT.

Wyłączenia ustawowe w zakresie strat

Podatkowe uwzględnienie strat w bieżącej działalności jako koszty uzyskania przychodów wymaga każdorazowej szczegółowej analizy. Kluczowe w tym aspekcie jest dokonanie rozróżnienia między stratami zawinionymi oraz niezawinionymi.

W ustawach o podatkach dochodowych znajdują się odniesienia strat, jednak konieczność ich dokładnej interpretacji nadal pozostaje niezbędna. Podkreślamy, iż nie jest to wyraźne odniesienie do strat samych w sobie, lecz do okoliczności i wydatków, które prowadzą do takich konsekwencji. Chodzi m.in. o przepisy regulujące niedobory, które bezpośrednio wskazują na niemożność rozliczenia kosztu podatkowego. Wśród wyłączeń ustawowych z kosztów uzyskania przychodów, stanowiących u podatników swoistą stratę w działalności, można wskazać m.in. wyroby akcyzowe, odszkodowania czy kary umowne. Co istotne, gdy zaistnieją podstawy do zastosowania przewidzianych przez ustawodawcę normatywnych wyłączeń, to kwestia celowości fiskalnej nie ma już żadnego znaczenia. Jeśli wyłączenia kosztowe nie znajdują zastosowania, to po zarejestrowaniu strat w bieżącej działalności, podatnik musi dokonać analizy przyczyn ich powstania i następnie określić, czy straty te wynikły z jego winy, czy też były niezawinione.

Należyte uzasadnienie wydatków

Przepisy wymagają od podatników szczególnego uzasadnienia celowości określonych wydatków, nawet jeśli były one bezpośrednio związane z przygotowaniami do KSeF. W przypadku tych kosztów może być konieczne przygotowanie np. protokołów, które umożliwią zaksięgowanie wydatków prowadzących do strat. Istotą jest udowodnienie, że pomimo prowadzenia działalności z należytą starannością, nie można było zapobiec wystąpieniu strat. Istotą jest udowodnienie, że pomimo prowadzenia działalności z należytą starannością, nie można było zapobiec wystąpieniu strat. Oznacza to, iż w sytuacji, gdy wyłączenia nie mają zastosowania, podatnik powinien przeprowadzić gruntowną analizę powodów strat, aby określić, czy są one niezawinione i czy mogą być uzasadnionym kosztem uzyskania przychodu. Przy każdej stracie konieczne jest udowodnienie, że nie wynikała ona z niewłaściwych działań, zaniedbań czy zaniechania. Należyta staranność w prowadzeniu działalności oraz odpowiednia dokumentacja będą kluczowe dla możliwości zakwalifikowania kosztów w rozliczeniach podatkowych. Analogicznie należy postąpić w przypadku analizy co do ewentualnej korekty wcześniej odliczonego podatku VAT.

Podsumowując, każdy przypadek straty musi być indywidualnie oceniany pod kątem całokształtu działalności, a decyzje o zaliczeniu ich jako kosztów podatkowych powinny być poparte odpowiednimi dowodami i dokumentacją.

Co ważne, zmiany w sposobie wykorzystania towarów i usług, które nie zostały w pełni wykorzystane zgodnie z pierwotnymi założeniami, mogą wymagać korekty VAT, co dodatkowo komplikuje proces rozliczeniowy dla podatników.